Checklist de serviços em andamento: o que registrar para não depender da memória

Por Reginaldo Osnildo

Depender da memória funciona até o dia em que não funciona mais — e esse dia costuma chegar sem aviso, geralmente com um cliente insatisfeito. Este checklist serve pra você verificar se o mínimo necessário está sendo registrado, sem exagerar no processo.

□ Nome do cliente está anotado em algum lugar acessível? Não precisa de cadastro completo — só um jeito de identificar rápido de quem é o serviço.

□ O que foi combinado está descrito em uma frase, não só na sua cabeça? Se você precisasse passar esse serviço pra outra pessoa amanhã, ela entenderia o que fazer?

□ A etapa atual do serviço está visível sem precisar perguntar a ninguém? Você consegue responder “em que pé está” sem abrir o histórico de mensagens?

□ Você sabe há quanto tempo o serviço está nessa etapa? Um serviço “em andamento” há três dias é diferente de um “em andamento” há três semanas — e isso precisa ser visível, não deduzido.

□ Existe algum jeito de ver todos os serviços abertos de uma vez? Se a resposta exige abrir várias conversas ou páginas separadas, não existe.

□ O cliente foi avisado quando o serviço mudou de etapa? Principalmente quando fica pronto — esse é o momento que mais gera reclamação se for esquecido.

Se você marcou menos de quatro itens

Isso não é motivo pra alarme, mas é sinal de que a memória está carregando um peso que deveria estar em outro lugar. Não é preciso resolver tudo de uma vez — comece pelo item que mais causou problema recentemente.

Se você marcou os seis

Parabéns, mas vale perguntar: quanto tempo isso está custando pra manter organizado assim? Se a resposta for “bastante”, um lugar fixo como o SEM FIO Serviços faz o mesmo trabalho com menos esforço manual.